Questions fréquemment posées

Quelques dysfonctionnements mineurs peuvent subsister sur la plateforme...

  • Intégrer ceratains caractères spéciaux dans les commentaires peut faire bugger la plateforme. A éviter donc !

Chaque utilisateur de la plateforme peut gérer ses propres notifications à trois niveaux :

1er niveau : choix des types d'événements à suivre (menu utilisateur > paramètres) :
    • Commentaire
    • Nouveau contenu
    • Contenu supprimé
    • Adhésion
    • Contenu mis à jour
    • Rappel d'événement
    • Réponse à discussion
    • Mise à jour de tâche

2ème niveau : choix des méthodes de notification (menu utilisateur > paramètres) :

    • Format des e-mails : texte brut ou html (conseillé : html)
    • Fréquence des e-mails : à chaque événement, journalière, hebdomadaire
    • Regoupement des e-mails : par groupe / espace ou pour tous les groupes / espaces

3ème niveau : choix des espaces et sections :

    • Si vous suivez un espace, vous suivez tout ce qui s'y passe (dans les types d'événements sélectionnés)
    • Si vous ne suivez pas un espace, vous pouvez choisir de suivre chacune des sections qui le composent

Notez bien que vous avez toujours la possibilité de ne pas envoyer de notification lorsque vous créez ou modifiez un contenu. Il y a une case à cocher pour ça dans les formulaires d'édition des contenus.

La plateforme permet de mettre en oeuvre 2 types de hiérarchisation automatique des contenus.

1er type de hiérarchie : espaces > sections > contenus > (éventuellement fichiers et/ou commentaires).

2ème type de hiérarchie : les dossiers et sous-dossiers sont organisés en structures pyramidales.

Par ailleurs, les liens et rétroliens entre contenus permettent de créer une organisation de type "wiki" (sans hiérarchie).

Les deux types ci-dessus peuvent se cumuler, ils sont complémentaires.

Un "espace" est organisé en "sections" (forum, calendrier, tâches, projets...), il rassemble des "membres" autorisés à y accéder.

Chaque "section" rassemble des "contenus" d'un ou plusieurs types (dossiers et fichiers, discussions...).

Les espaces, les sections ainsi que tous leurs contenus (hors fichiers et commentaires) constituent ce qu'on appelle dans le jargon Web des "noeuds".

La plateforme est gérée par un "administrateur".

Chaque espace possède ses "membres" spécifiques, qui ont accès par défaut à l'ensemble de ses contenus.

Dans un espace donné, des "équipes" peuvent être constituées en rassemblant une partie des membres de cet espace pour travailler sur des projets spécifiques. L'accès aux projets peut ainsi être restreint aux membres des équipes, ce qui permet de garantir le niveau de confidentialité nécessaire.

Sections et contenus correspondants

Forum Calendrier Tâches Bibliothèque Projets
Discussions X X
Evénements X X
Tâches X X
Dossiers et fichiers X X

 

En général, un type de contenu correspond à un type de section (ex : les sections "forum" contiennent uniquement des "discussions").

Il y a une exception : les sections "projets" permettent, pour chaque démarche spécifique (réponse à un AO...), de créer des collections de contenus accessibles uniquement aux utilisateurs concernés par cette démarche.

Par défaut, les sections "calendrier" proposent des calendriers internes (restreints) à la plateforme. A la place il est aussi possible d'intégrer des calendriers Google, ce qui peut être plus commode notamment pour la synchronisation avec les smartphones.

Les contenus "dossiers" sont utilisés, à la fois pour la rédaction de pages Web, à la fois pour le stockage organisé de fichiers. Un même fichier (qui a été téléchargé et qui est stocké dans le système) peut être utilisé plusieurs fois dans des dossiers différents (dans les dossiers, un champ "x emplacement(s)" indique le nombre d'utilisations du fichier). Les dossiers permettent aussi d'intégrer dynamiquement du contenu externe, grâce aux "iframes" (cartographies...), faites bien attention à n'intégrer que des contenus de confiance car les iframes ouvrent des brèches de sécurité.

Le terme de rédaction concerne principalement :

  • D'une part les "dossiers"
  • D'autre part les fichiers modifiables (.docx, .xlsx, .ppt...)

Pour les autres types de contenus (tâches, événements...) les notes sont réputées courtes.

Rédaction en dossiers (pages Web)

Celle qui reste la plus sûre et la plus pratique (fortement conseillée par rapport à l'édition de fichiers).

L'éditeur de texte est celui de la plateforme (WYSIWYG : What You See Is What You Get).

Une fonctionnalité automatique crée un verrou lorsque vous éditez la page, de manière à ce qu'elle ne soit pas modifiée en parallèle par quelqu'un d'autre. Le verrou est détruit automatiquement lorsque vous sortez de l'édition ou au bout de 3 heures sans activité.

La hiérarchie des dossiers est automatique (dossiers / sous-dossiers).

Des liens transversaux entre les contenus de tous types peuvent être créés (outil "Link to content" de l'éditeur de texte). Il s'agit là d'une fonctionnalité puissante puisque n'importe quel contenu peut référencer n'importe quel autre contenu sans avoir à se préoccuper des liens hiérarchiques. La liste des pages qui référencent un contenu donné est fournie par les rétroliens.

Des vidéos Youtube ou autre peuvent être intégrées dans le corps du texte (outil "Navigateur de médias").

Une table des matières (basée sur les titres de la page) est construite automatiquement pour chaque dossier lors de son affichage, dans un bloc en marge de droite.

Le contenu rédactionnel des dossiers est inclus dans les résultats des recherches.

Rédaction en édition de documents modifiables

La stabilité de la fonctionnalité n'est pas totalement garantie (à réserver donc aux situations qui le nécessitent vraiment).

L'éditeur de texte est celui de votre navigateur (testé avec le navigateur "Google Chrome" et son extension "Editeur Office").

Le fichier choisi est modifié en direct puis stocké sur la plateforme, moyennant un téléchargement provisoire du fichier distant sur votre ordinateur qui vous est proposé dès la modification du fichier (vous pouvez supprimer le fichier local en fin d'édition mais je conseille tout de même de conserver une copie, on ne fait jamais trop de sauvegardes...

Le contenu des fichiers n'est pas (encore) inclus dans les résultats des recherches.